Produire la liste des publications pour un laboratoire, une collection, un portail

Les outils d’export que vous souhaitez ne sont pas encore tous disponibles dans HAL (encore un peu de patience …) et vous devez fournir rapidement une liste des publications. Vous avez été plusieurs à solliciter le service support sur cette question qui a rédigé à votre intention ces quelques conseils pour faire votre export en format csv avec l’API, et pour l’exploiter dans un fichier word. La lecture de ce billet vous paraîtra sans doute rébarbative, mais il vous permettra de vous familiariser un peu avec les API.

Utiliser un fichier d’export csv dans Word : avez-vous pensé au publipostage ?

Le principe du publipostage est de créer un modèle de document Word dans lequel vous définirez la présentation que vous souhaitez : choix et ordre des champs, police, style, couleur, etc… en utilisant le fichier csv obtenu en export comme source (base) de données.

Vous choisissez les champs présents dans le fichier csv à mettre dans le fichier Word, en les ordonnant et les séparant comme vous le souhaitez. Puis vous ‘fusionnez’ les données de votre fichier csv avec le fichier modèle word ainsi constitué, ce qui vous donne un fichier Word ‘résultat’. Le fichier Word ‘modèle’ peut être enregistré pour être réutilisé avec d’autres données issues d’un autre export csv.

Vous aurez donc 3 fichiers :

  1.  un fichier csv qui contient des champs et des données dans chacun des champs exportés = fichier source de données (base de données),
  2.  un fichier Word qui est le fichier modèle, constitué en sélectionnant des champs de la source de données csv, avec une mise en page et un style personnalisé
  3.  un fichier résultats constitué par la fusion des deux précédents : import des données du fichier csv selon les caractéristiques définies dans le fichier modèle.

Comment faire :

  • Dans Word, ouvrir un nouveau fichier, qui sera le fichier modèle, puis choisir l’outil fusion et publipostage ou gestionnaire de publipostage (le nom de l’outil peut varier selon votre version de Word). Une barre d’outils ou un pop up apparaît avec des instructions.
  • Sélectionner un type de document (étiquettes, enveloppes, répertoire, catalogue) : choisir répertoire ou catalogue.
  • Sélectionner la liste des destinataires : c’est à cette étape qu’on choisit le fichier csv comme fichier source. Ouvrir la source de données en sélectionnant votre fichier d’export csv ; choisir un format Unicode.
  • Choix des champs présents dans le fichier source csv : vous faites glisser ou sélectionnez les champs proposés dans votre fichier word créé au départ, qui sera le modèle. Les champs peuvent être ordonnés comme vous le souhaitez, séparés par des séparateurs que vous choisissez (virgule, espace, point, etc…), puis vous pouvez choisir une police particulière, un style, des couleurs de police, etc.
  • Vous définissez à ce moment dans le fichier modèle un enregistrement type.
  • Vous insérez le séparateur des enregistrements aussi (ligne, saut de ligne, etc…)
  • Fusion des résultats : la fusion crée un autre fichier Word, le fichier de résultats ; cette action importe les données du fichier csv selon ce qui a été défini dans le modèle.

Le modèle peut ensuite être réutilisé.

Obtenir un fichier csv avec les champs souhaités : les API pas à pas

A savoir : La recherche avec les API est une URL. Par exemple, pour rechercher dans un portail : http://api.archives-ouvertes.fr/search/NOM_DU_PORTAIL/?q=

Ce qui donne par exemple pour le portail UPMC : http://api.archives-ouvertes.fr/search/upmc/?q=

La liste des champs est affichée dans la documentation des API pour la recherche sur la base et pour la recherche sur les référentiels.

Il existe plusieurs types de champs :

  • xxx_s : string, recherche exacte ou affichage
  • xxx_t : text, recherche similaire, « contient »
  • xxx_sci : sans casse/accents
  • xxx_i : nombre entier, recherche ou affichage
  • xxx_tdate : Date ISO 8601 (ex: 2013-01-31T23:12:01Z)
  • xxxDateD_i, xxxDateM_i, xxxDateY_i : date Day, ou Month, ou Year

Il existe plusieurs champs date :

  • defenseDate_tdate : date de soutenance
  • ePublicationDate_tdate : date de publication électronique
  • modifiedDate_tdate : date de modification du dépôt
  • producedDate_tdate date de publication
  • releasedDate_tdate : date de mise en ligne
  • submittedDate_tdate : date de dépôt
  • writingDate_tdate : date d’écriture

La syntaxe

  • Les paramètres sont séparés par &
  • Requête : q=CHAMP:valeur du champ (nom du champ deux points valeur du champ recherchée)
  • Utilisation des opérateurs booléens
  • Format de sortie : pour obtenir un fichier csv, il faut ajouter dans la requête wt=csv (d’autres formats de sortie existent : xml, xml-tei, json, rss). Seuls les formats json, xml et csv permettent de choisir les champs à retourner.
  • Choix des champs à retourner : fl=CHAMP1,CHAMP2,CHAMP3. Indiquer les champs séparés par une virgule. Ce sera le contenu de ces champs qui seront récupérés dans le fichier csv.

Attention : les champs de sortie doivent être des champs _s (champs d’affichage).

Dans les exemples ci-dessous, le format de sortie est le format xml (wt=xml). Vous pouvez ainsi visualiser les résultats plus facilement en faisant un copier/coller de l’url dans votre navigateur.

exemple 1 : chercher dans la collection CCSD les dépôts dont les auteurs sont Laurent Capelli et Christine Berthaud et contenant episciences dans le titre :

http://api.archives-ouvertes.fr/search/CCSD/?q=authFullName_t:’Laurent Capelli’ OR ‘Christine Berthaud’ AND title_t:episciences&wt=xml

exemple 2 : chercher les dépôts dans la collection UPMC avec actes de congrès (proceedings :1) et dont la ville de congrès était Lyon :

http://api.archives-ouvertes.fr/search/UPMC/?q=proceedings_s:1 AND city_t:lyon&wt=xml&fl=title_s, authFullName_s,docid,docType_s

Les champs de sortie sont le titre(title_s), l’auteur(authFullName_s), l’identifiant du dépôt(docid) et le type de document (docType_s). Le type de document affiché dans le fichier csv sera COMM pour tous les résultats.

exemple 3 :  Production de l’UPMC en 2015 :

http://api.archives-ouvertes.fr/search/UPMC/?q=producedDateY_i:2015&wt=xml

 exemple 4 : Production du CCSD entre 2000 et 2015 :

http://api.archives-ouvertes.fr/search/?q=producedDateY_i:[2000 TO 2015] AND structId_i:(413106 OR 184)&wt=xml

Il vaut mieux utiliser l’identifiant du laboratoire trouvé dans AuréHAL plutôt que le nom du labo qui peut être ambigu. Dans la requête ci-dessus, on demande la production de tout le CCSD, qu’il s’agisse de l’ancienne forme du CCSD (identifiant 184) ou de la nouvelle forme (identifiant 413106).

Utiliser les champs dans la recherche simple

Les requêtes proprement dites peuvent être utilisées directement dans HAL, dans la recherche simple.  Si vous tapez par exemple dans le formulaire de la recherche simple dans le portail UPMC: proceedings_s:1 AND city_t:lyon

Vous obtiendrez le même résultat que dans la recherche API ci-dessous :
http://api.archives-ouvertes.fr/search/UPMC/?q=proceedings_s:1 AND city_t:lyon&wt=xml

(attention aux filtres par défaut dans la recherche simple ; les supprimer)

Vous trouverez aussi d’autres solutions grâce à la communauté des utilisateurs de HAL qui met à disposition des outils qui peuvent aussi vous aider : ils sont recensés ici.

 

Collections et portails : des nouveautés pour vos menus de consultation

Pour personnaliser le site web d’une collection ou d’un portail, vous pouvez ajouter des pages de consultations.

Quelques unes ont évolué ou ont été ajoutées  :

  • consultation par collections : pour afficher des sous-collections par exemple. Un filtre sur la collection parente complète la configuration et vous pouvez choisir de présenter les collections en affichant les catégories (laboratoire, thématique, etc.),
  • consultation des derniers dépôts,
  • consultation des dernières publications,
  • consultation par disciplines,
  • consultation suivant une métadonnée.

N’hésitez pas à consulter la documentation pour en savoir plus.

L’IdHAL, pour quoi faire et comment s’y prendre

CaptureVous voulez rassembler dans une seule page web toutes vos publications déposées dans HAL ? Créer un CV avec une adresse url à votre nom contenant tous vos dépôts ? Afficher tous les mots-clés associés à vos publications ou la liste des revues dans lesquelles vous avez publié ?

Si la réponse est oui, l’étape indispensable est de se créer un identifiant auteur dans HAL (IdHAL).

L’IdHAL est une fonctionnalité proposée à tout auteur d’une publication ou d’une donnée déposées dans HAL pour gérer ce qu’on appelle ses «formes auteur » ou formes du nom.

Un identifiant pour rassembler toutes ses formes auteur

La façon dont un auteur apparaît dans une base de données bibliographiques peut varier en fonction de la personne qui saisit ou du format original d’import.

  • La variation la plus courante porte sur le prénom, selon qu’il est enregistré en entier ou seulement avec l’initiale : Pierre Dupont et P. Dupont, et voilà déjà deux formes auteur pour la même personne.
  • Un prénom composé génère aussi couramment plusieurs formes auteur. Par exemple, le prénom Marie Christine pourra apparaître sous les formes Marie-Christine, M.C., M.-C., M-C.
  • Une erreur de saisie en inversant le prénom et le nom, et voilà encore une nouvelle forme créée.

Les conséquences sont immédiates lors d’une recherche dans la base avec comme critères les prénom et nom de l’auteur. Si vous cherchez les publications de Paul Emile Victor, le système devrait vous proposer toutes les publications écrites par cet auteur, quelle que soit la façon dont son nom a été saisi.

Si au cours de votre carrière, vous avez publié sous des noms différents, vous êtes aussi confronté à cette question. Le cas le plus courant est celui de l’utilisation du nom d’épouse : on peut avoir des publications signées sous son nom d’usage, d’autres sous son nom d’épouse, d’autres encore avec le nom d’usage accolé au nom d’épouse. Impossible de revenir en arrière puisque c’est publié tel quel mais un identifiant auteur permet de regrouper ces différentes formes.

Autre cas : celui des homonymes. Si vous avez remarqué que des dépôts portent le même nom d’auteur que le vôtre mais ne sont pas de vous, extraire la liste de vos publications va être problématique.

L’IdHAL, comment ça marche

L’IdHAL est composé d’un identifiant (IdHAL) et des formes auteurs associées et de leurs dépôts.

Créer son IdHAL rassemble toutes les formes que vous avez identifiées avec les dépôts associés. Pas la peine toutefois de faire une recherche préalable, au moment de la création, HAL vous propose une liste de formes qu’il vous suffira de valider ou non, et que vous pourrez compléter. Vous pouvez même vérifier publication par publication en cas d’homonymie.

Toutes les formes de nom continuent de coexister, il n’y a pas de remplacement dans les dépôts.

La forme que vous aurez définie comme étant votre préférée sera proposée en priorité lors d’un dépôt (étape auteurs). Lors d’une recherche, un pictogramme identifie un auteur comme étant associé à un IdHAL.

resultat_exemple_idhal
Résultat d’une recherche dans HAL : facette auteur avec pictogramme IdHAL

Si vous n’avez jamais déposé vous-même mais que au moins une de vos publications est dans HAL, vous pouvez vous créer un IdHAL. IL vous faudra tout de même avoir un compte dans HAL.

Le choix de l’identifiant pour l’IdHAL est important et irréversible puisqu’il composera l’url de votre page chercheur (https://cv.archives-ouvertes.fr/prenom-nom). A la création, HAL propose par défaut prenom-nom. Si cela ne vous convient pas, vous pouvez le modifier mais seulement si vous n’avez pas encore enregistré. Attention, les caractères accentués et les apostrophes ne sont pas pris en compte.

En outre, si vous voulez afficher dans votre CV votre compte twitter ou facebook, l’adresse de votre blog ou les identifiants que vous avez sur d’autres plateformes comme l’ORCID ou le ResearchID, c’est dans l’IdHAL que vous allez les ajouter. Les liens vers les autres sites seront actifs dans votre CV et toute personne le visualisant pourra ainsi consulter tous ces éléments constituant votre identité numérique. Pensez donc à les ajouter.

 Consultez la documentation en ligne pour en savoir plus.

Et si vous utilisiez les licences Creative Commons dans HAL ?

logo_ccAu hasard de vos navigations sur internet, vous avez certainement déjà rencontré ces logos qui symbolisent les licences Creative Commons.

Les licences Creative Commons sont fondées sur le droit d’auteur. Alors que le régime du droit d’auteur classique vous incite à garder l’exclusivité sur la totalité de vos droits (« tous droits réservés »), ces licences vous encouragent à n’en conserver qu’une partie (« certains droits réservés »). Ces licences permettent au public d’utiliser vos œuvres, sous certaines conditions, selon vos préférences. Bien utile pour l’internaute pour savoir comment il peut réutiliser ce qu’il trouve, télécharge, copie, etc.

Les 6 licences sont composées à partir de 4 options : Attribution, Pas d’utilisation commerciale, Partage dans les mêmes conditions, Pas de modification. Par exemple, une licence BY-NC-ND signifie que l’utilisateur de votre œuvre devra vous citer (ça va de soi me direz-vous) mais ne pourra en faire un usage commercial sans votre autorisation (NC=non commercial) et devra vous demander votre autorisation préalable s’il veut la modifier (ND=no derivative work).

HAL vous propose avec sa nouvelle version d’appliquer une licence sur les publications que vous déposez. A l’étape du transfert de fichier, la fonctionnalité est disponible si vous sélectionnez « Les fichiers que je dépose sont des fichiers produits par le(s) auteur(s) » ou « L’institution a financé les frais de publication pour que cet article soit en libre accès ».

La licence choisie est visible à l’affichage de la notice (voir par exemple , ou ) et est mentionnée sur la page de garde du pdf principal du dépôt HAL.

Quelques mois après la mise en production de la v3, on peut constater l’utilisation marginale de cette fonctionnalité : on ne compte ainsi que 212 dépôts de type articles ou 93 de type preprint qui affichent une licence.

Dans quels cas utiliser une licence ?

Si vous déposez dans HAL une publication qui est déjà en libre accès sur le site d’un éditeur, vérifiez qu’une licence n’est pas déjà appliquée : vous pourrez l’ajouter ainsi lors du dépôt. Un moyen simple pour le vérifier est de regarder sur le fichier éditeur de votre article : la licence est normalement mentionnée sur la première page. « Normalement » parce qu’il arrive (parfois, voire souvent) qu’elle ne soit pas sur le pdf (raison de plus pour l’indiquer dans le dépôt). L’information doit se trouver par contre sur le site de la revue et/ou être aussi affichée sur la page html de votre article.

mention_cc

Si vous déposez un document qui n’a jamais été publié, comme un rapport, un preprint ou une communication par exemple : vous avez peut-être déjà choisi une licence CC que vous avez mentionnée dans le fichier correspondant. N’hésitez pas à l’ajouter au moment du dépôt.

Si ce n’est pas le cas, le dépôt peut être l’occasion pour vous de choisir d’en appliquer une.

La documentation HAL propose quelques ressources sur la problématique des licences et des publications scientifiques.

Les statistiques dans HAL

Des statistiques de dépôt et consultation ont toujours été proposées dans HAL mais la v3 propose quelques améliorations et nouveautés.

Regardons d’un peu plus près :

Lorsque vous visualisez une notice, vous avez déjà certainement constaté l’affichage d’un pavé « Métriques » qui indique le nombre de consultations et de téléchargement du dépôt. Ces indicateurs sont visibles par quiconque consulte la notice. Ce pavé est complété parfois par d’autres indicateurs (altmetrics) qui comptabilisent les mentions sur les réseaux sociaux : combien de fois un dépôt a été tweeté ou ajouté dans Mendeley par exemple. Ces indicateurs sont récupérés à partir des identifiants comme le DOI, l’ArXiv id ou le PubMed id : pensez à les ajouter lors du dépôt, et, pourquoi pas, à compléter vos dépôts existants (étape métadonnées).

Si vous êtes connecté et que vous affichez un dépôt dont vous êtes propriétaire, vous pouvez récupérer les données en cliquant sur ce pavé Métriques : vous accédez directement au module statistiques qui vous permet de visualiser sous forme de graphiques l’évolution dans le temps des consultations ou des téléchargements de ce dépôt, d’exporter les données dans un fichier csv (exploitable sous Excel), ou d’afficher la provenance des consultations et téléchargements (il vous faudra alors relancer la requête en cliquant sur « rechercher »).

cloudsstats

Si vous voulez obtenir des statistiques sur l’ensemble de vos dépôts, vous les trouverez dans le menu Mon espace/ Mes statistiques. Des requêtes prédéfinies sont à votre disposition comme, par exemple, l’évolution des dépôts avec texte intégral, la répartition par année de publication ou par type de publication. Vous pouvez alimenter cette liste avec vos propres requêtes si vous le souhaitez.

Vous avez le choix entre 4 types de statistiques :

  • la répartition des ressources (ou dépôts) qui vous permet par exemple d’avoir des indicateurs en fonction des années de dépôts ou de publication, des titre de revues, des projets européens, etc. Toutes les métadonnées du document sont proposées : le choix est vaste !
  • la consultation des ressources vous permet d’obtenir des statistiques sur les consultations et téléchargements sur des intervalles de temps à définir,
  • la consultation par ressource propose quant à elle les statistiques de consultations et téléchargements classées par dépôt,
  • enfin, la provenance des consultations est affichée sous forme de carte. Pour les curieux, vous pouvez même visualiser les noms de domaine d’origine.

Bon à savoir, les données de consultation ne sont disponibles que depuis le 1er février 2011.

Pensez à vos co-auteurs, ils seront certainement intéressés par ces informations ! N’hésitez pas alors, pour qu’ils puissent en disposer, à partager la propriété d’un dépôt.

En fonction des rôles que vous avez dans HAL, vous disposez bien sûr également des statistiques pour une structure de recherche, pour une collection ou un portail.

 Pour en savoir plus, pensez à consulter la documentation en ligne.

HAL : quelques nouveautés à signaler

Depuis la mise en production de la nouvelle version de HAL en octobre dernier, l’équipe de développement est sur le pont pour débugger, améliorer, tenir compte de vos remarques et suggestions.

Quelques évolutions à relever donc :

Pour le dépôt , la récupération des métadonnées liées à un identifiant PubMed a été optimisée.

Pour la recherche, les fichiers csv générés après un export ont un contenu simplifié : les champs exportés sont l’identifiant HAL, la version, le type de publication, la citation complète et la citation sous une forme abrégée. Vous pouvez désormais aussi exporter la référence en format pdf. Prochaines étapes à venir pour les formats d’export :  le choix des champs à exporter et le format word.

Le format d’export csv dans les API a été également amélioré et permet de choisir les champs que l’on veut exporter (fl=champ1,champ2, etc).

Il est possible maintenant de créer une collection invisible : elle ne s’affichera ni dans la notice, ni dans la liste des collections. Cela permet au gestionnaire de la configurer à son rythme avant de la rendre publique par exemple.

Un nouveau widget « Recherche » est disponible pour toutes les pages d’un site web de portail ou collection. Vous l’avez déjà peut-être remarqué sur la page d’accueil de HAL : L’ergonomie pour le choix des menus a été améliorée lorsque vous configurez le site web d’une collection ou d’un portail, notamment pour créer des onglets de consultation par périodes ou par structures de recherche (Voir la documentation en ligne).

Pour information : le réseau ARAMIS organise le 25 février prochain à Villeurbanne une journée de familiarisation avec les API de HAL v3. Toutes les informations sont ici.

La suite au prochain épisode …

HAL en 2014 : quelques chiffres

Quelques chiffres en guise de bilan de l’activité dans HAL pour 2014 :

On compte 47 965 dépôts avec texte intégral, tous types de publications confondus.

HAL_en_2014

  • 16 516 documents ont été produits ou publiés en 2014
  • 13 357 articles publiés dans des revues
  • 11 539  communications dans des colloques
  • 7 300 thèses et HDR, dont 2853 ont été déposées via STAR
  • 3 007 chapitres d’ouvrages et 123 ouvrages
  • 3 685 images
  • 258 posters et 8 cartes (nouveaux types de publications intégrés avec la nouvelle version)
  • nombre de transferts vers ArXiv : 2191
  • nombre de transferts vers PubMed Central : 100
  • nombre de dépôt mis à disposition de RePec : 3921

Parmi les nouveaux services proposés avec la nouvelle version, la gestion des formes auteurs avec l’IdHAL et le CV ont rencontré un succès immédiat puisque depuis leur mise en production, on compte 2206 idHAL créés et 924 CV configurés.

Très belle année à toutes et tous.

 

Carrefour IST : les présentations du CCSD

Les carrefours de l’IST ont réuni les professionnels de l’information scientifique et technique les 25 et 26 novembre derniers autour du  thème : les services aux chercheurs, innovations, évolutions et nouvelles interactions.

Les vidéos des interventions sont disponibles en ligne.

Christine Berthaud y a présenté la plateforme d’hébergement de revues en libre accès Episciences.org :


Laurent Capelli et Laurence Farhi (INRIA) ont quand à eux présenté les identifiants et les référentiels dans HAL (non filmé) :


Formation administrateur : les réponses à vos questions

Suite à la formation administrateur et gestionnaire de collection organisée par le CCSD le 6 novembre dernier, nous nous étions engagés à compléter les informations par un billet. Fin du suspense pour les questions relevées.

Les questions de calendrier d’abord :

Réalisés :

  • intégration dans le référentiel des projets ANR (2005 à 2013) : 12 000 entrées ont été intégrées. L’ANR fournira tous les ans, pour mise à jour dans HAL, les projets pour les années suivantes.
  • fonctionnalité de dédoublonnage simple disponible pour les administrateurs (la fonctionnalité avec choix des champs à conserver sera proposée ultérieurement).
  • gestion des tampons : prise en compte, dans la liste des dépôts à tamponner correspondant aux critères de la collection, des articles qu’on ne souhaite pas dans une collection (reprise HAL v2).
  • fonctionnalité « Utiliser comme modèle »  (permet de dupliquer une notice) : disponible pour chaque dépôt dans Mon espace/Mes dépôts.
  • AureHAL : la fonctionnalité « remplacer par » est active.
  • AureHAL : un référent structure peut modifier la structure dont il est référent ainsi que les structures qui en dépendent (ex : un laboratoire et ses équipes de recherche)

Début 2015 :

  • formats d’export  rtf, pdf, endnote xml : la citation sera exportable. La sélection et le choix des champs à exporter sera proposé ultérieurement dans une nouvelle interface.
  • statistiques de consultation pour un portail ou une collection.
  • portail ou collection : onglet « consultation par année » : une fonctionnalité de sélection sera installée pour qu’il soit possible de proposer une consultation par année (pas = 1 an par rapport au pas = 10 ans aujourd’hui).

En cours (calendrier non précisé) :

  • imports Bibtex : bib2hal est en cours de réécriture par INRIA
  • imports xml depuis Endnote
  • Récupération et intégration du référentiel des projets européens.

L’IdHAL

Les problèmes d’homonymies ont soulevé beaucoup de question : le système fonctionne sur le principe premier arrivé-premier servi. Si par exemple, vous êtes le premier Jean Martin a choisir l’IdHAL de forme jean-martin, un deuxième Jean Martin ne pourra pas choisir cette forme mais il aura tout loisir de choisir jeanmartin, jean_martin, martin-jean etc. A la création d’un IdHAL, le système propose par défaut la forme prénom-nom : si cette forme est déjà prise, le système l’indique à l’enregistrement de l’IdHAL. Les caractères non acceptés (l’apostrophe, l’espace par ex.) sont automatiquement remplacés dans l’IdHAL.

Un auteur, et donc un IdHAL, n’est pas lié à un portail. Cependant, un administrateur ou un gestionnaire de collection peut récupérer cette information grâce aux statistiques de dépôt disponible dans le menu Privilèges/statistiques : ajouter authIdHal_s comme critère de sélection :

doc_stats_idHALExporter ensuite les données au format CSV. Cette recherche est limitée par défaut aux 100 premiers résultats. Ajouter &facet.limit=1000 (ou un autre chiffre) pour modifier cette limite par défaut.

Par contre, il n’y a pas de possibilité pour le CV : la page chercheur est une visualisation de l’IdHAL.

Personnalisation du site web d’une collection ou d’un portail

Pour créer une feuille de style, vous pouvez utiliser le type de personnalisation « simple » dans le menu Privilèges/Site web/Apparences. La feuille de style ainsi créée est enregistrée dans le menu Privilèges/Site Web/Ressources. Pour l’appliquer à d’autres sites web (par exemple une collection de votre portail), copier le contenu de cette ressource dans le menu Apparence de votre site, type de personnalisation « avancé » (nous allons prochainement compléter la documentation).

Le widget « derniers dépôts » : une liste sera ajoutée permettant de choisir les dépôts de type fichier, annexe et/ou notice.

Collections

Rendre invisible une  collection : cette fonctionnalité n’existe plus. Elle était utilisée le plus souvent pour pallier le manque de souplesse des critères de collection qui est résolu aujourd’hui.

Suppression d’une collection : cette fonctionnalité n’est pas disponible aux administrateurs de portail. Il faut faire une demande dans le support.

Création d’une collection(menu administrateur) :  sélectionner les critères de tamponnage dans la liste et utiliser les opérateurs booléens. voir  http://api.archives-ouvertes.fr/docs/search

L’administrateur de portail :

Il peut dédoublonner des dépôts même s’ils n’appartiennent pas à son portail.

Il peut récupérer la liste des utilisateurs de son portail avec l’outil statistiques de son portail): même principe que pour l’IdHAL (voir page écran plus haut) en utilisant le critère contributorFullName_s

Pour récupérer la propriété d’un dépôt (cas d’un vacataire par ex qui a saisi sous son login, d’une personne qui a quitté le labo ..) : contacter le support.

 Statistiques

Statistiques/Enregistrer requête : la requête s’ajoute à la liste des ‘requêtes prédéfinies’ (liste au début du menu statistiques).

La recherche

La recherche dans HAL propose par défaut des filtres : la recherche s’effectue notamment sur les dépôts avec texte intégral. Un administrateur de portail ne peut pas pour l’instant configurer les filtres par défaut. S’adresser au support.

Le tri par date a été affiné : il propose le tri par date de publication et par date de dépôt. La date de publication pour le tri correspond aussi bien à la date de publication, la date de début du congrès, la date d’écriture, en fonction de ce qui a été saisi dans les métadonnées.

Le résultat d’une requête propose les dépôts en fonction du nombre d’occurrences correspondant au critère de recherche, il n’y a pas de pondération. C’est l’algorithme par défaut de SOLR qui est utilisé.

AureHAL

La mise à jour des données Sherpa/Romeo pour le référentiel des revues est réalisée tous les jours.